市建局開發中央標書收集系統處理 10個月內處理1.3萬標書

市建局行政總監韋志成在網誌中表示，由於要處理的招標個案大增，局方自行開發中央標書收集系統處理。中央標書收集設施投入服務約10個月，至上月底已為約450個工程項目處理達13,000份標書。

韋志成指，隨著樓宇復修資助計劃下所有法團皆要使用電子招標平台招聘工程顧問及承建商，預計電子招標平台每年需要服務的個案將會超過2,700宗，較市建局接手執行該些計劃前急增20倍多。在傳統的招標安排下，市建局各區辦公室只有22個實體回標箱，在樓宇維修工程招標時用作收集標書的用途。由於要處理的招標個案大增，實體回標箱將不敷應用。

樓宇復修團隊參照政府公共圖書館和其他大型私人機構在處理收集文件的管理流程，自行開發一套全新的中央標書收集系統，循提升標書管理的可靠性、保密度和工作效率這三大目標，重新設計整套系統的操作流程。經過一年時間的設計、安裝和測試，中央標書收集設施在去年8月開始正式運作，集中處理樓宇復修資助計劃下所有個案的回標和開標工作。中央標書收集系統所採用的全新投標流程，在同一時段最多可處理72個招標工程的標書，相對以往在各個辦事處預留空間擺放實體回標箱，中央標書系統能有效善用空間，更可同時處理多10倍的回標數目。

已登記的工程顧問和註冊承建商在遞交標書前，需要先在電子招標平台網站下載印有項目二維碼和投標項目資料的標書附函，貼在標書的信封封面作為識別。投標者抵達中央標書收集處後，只需將標書放置於標書收集口，掃描該附函上的二維碼，電腦系統便會即時登記遞交標書的資料，備存在經加密的電腦系統；系統亦會向投標者列印確認回條，並額外發出電郵通知，確保標書已成功遞交；而標書經收集口的輸送帶運送至收集箱前，系統亦會即時將標書的遞交時間打印在附函上，以作記錄。全新的投標流程減低公司職員錯誤投放到非所屬標箱的風險。

團隊亦將標書的管理工作全面電腦化。經輸送帶送到收集箱的標書，會同時為每份標書加裝無線射頻辨識晶片，隨後由市建局人員整理並妥善存放在指定儲存櫃鎖好。無線射頻辨識裝置可追蹤文件的所在，將遺失標書的風險減到最低。中央標書收集設施投入服務約10個月，至上月底，已為約450個工程項目處理達13,000份標書。