来论｜「混合式工作」将成趋势

在过去两年新冠病毒疫情影响的环境，我们在职场最常听到的，可能会是「我今个星期在家工作」。这段时间，我们看到的，是以往认为不太可能实现的在家工作模式，在科技日新月异的发展下，变得可能了。

无论你是上班族、老师还是学生，你可能已经体会到远端工作或学习，所带来的方便和好处。而这个经验，也令公司决策人员，进一步研究将来在疫情后，是否可以发展一套把远端和办公室混合一起的工作模式。这就是所谓的「混合式工作」，一种完全崭新的工作模式，连与客户的联系，以至自己的日常生活，都会被改变。
对「混合式工作」的三大考虑

根据资讯科技顾问公司Gartner的调查，八成三企业预计，顾客对于数码产品和服务的需求会增加，同时企业的董事成员，同意加速数码化，也代表公司愿意投入更多资源在「混合式工作」模式。

当企业想转型为「混合式工作」时，需要由以下三方面计画一下：

首先，是工作结构和办公室的改变（Patterns and Changes）。每一家公司都有不同的特性。有些工种，可能需要员工以团队的形式一起工作。员工的职级，也会对是否适合「混合式工作」模式造成影响。最常见的一个工作结构，是一星期有三天回办公室，另外两天在家工作，这就是所谓的三比二模式。企业要选择一个最适合公司和员工的方式。对办公室而言，「混合式工作」的好处，是能节省开支，但却不免要引进开放式办公室、共用工作桌，而且需要更多安静的角落或小会议室，以便进行视像会议。

其次，是办公室转化和人力资源政策（Conversion and Policy）。在实际执行「混合式工作」时，企业需要一个转化计画（Conversion Plan），中间要考虑的，包括生产力的管理和量度，以及员工的管理，特别是监察其遥距工作时的表现。最好是有一个清楚的目标，先跟员工沟通，做好期望管理。对于人事方面，也要留意几项比较敏感的议题，第一是要清晰定义遥距工作的地点，例如是否包括公众地方；第二是要厘清员工保险的范围；第三是要确保公司的数据，不会因为遥距工作而外泄。

第三个考虑，是数码平台的支援（Digital Platform）。这个问题可以说是最困难，也最需要投入资源的。首先，企业要采用一套遥距访问软件，现时比较流行的，有RDS或者VDI；这里要考虑到成本和将来扩容的问题。另外，企业会有愈来愈多的员工，需要使用付费的视像软件，而企业也要留意员工在家工作时，是否有足够的数码器材，去支持日常工作及会议。例如，企业是否需要替员工添置额外的显示器、有静音功能的咪和扬声器等。日常工作时常用到的办公室软件，像MS Office，可能也需考虑是否需转用网页版本，令员工可以不受地域限制地进行远程工作。

「混合式工作」模式，无疑将会是大势所趋。弹性的处理，令员工能好好分配时间，按任务的重要性完成工作，是最好的安排，但却非一朝一夕可成，需要多方面考量和技术的配合。笔者建议公司管理层可以多听取员工在疫情期间在家工作的经验，先在比较成熟的部门例如资讯科技部试行，再调整整个策略。
郑颂钿
香港电脑学会企业架构专家小组
执行委员会成员