市建局开发中央标书收集系统处理 10个月内处理1.3万标书

市建局行政总监韦志成在网志中表示，由于要处理的招标个案大增，局方自行开发中央标书收集系统处理。中央标书收集设施投入服务约10个月，至上月底已为约450个工程项目处理达13,000份标书。

韦志成指，随著楼宇复修资助计划下所有法团皆要使用电子招标平台招聘工程顾问及承建商，预计电子招标平台每年需要服务的个案将会超过2,700宗，较市建局接手执行该些计划前急增20倍多。在传统的招标安排下，市建局各区办公室只有22个实体回标箱，在楼宇维修工程招标时用作收集标书的用途。由于要处理的招标个案大增，实体回标箱将不敷应用。

楼宇复修团队参照政府公共图书馆和其他大型私人机构在处理收集文件的管理流程，自行开发一套全新的中央标书收集系统，循提升标书管理的可靠性、保密度和工作效率这三大目标，重新设计整套系统的操作流程。经过一年时间的设计、安装和测试，中央标书收集设施在去年8月开始正式运作，集中处理楼宇复修资助计划下所有个案的回标和开标工作。中央标书收集系统所采用的全新投标流程，在同一时段最多可处理72个招标工程的标书，相对以往在各个办事处预留空间摆放实体回标箱，中央标书系统能有效善用空间，更可同时处理多10倍的回标数目。

已登记的工程顾问和注册承建商在递交标书前，需要先在电子招标平台网站下载印有项目二维码和投标项目资料的标书附函，贴在标书的信封封面作为识别。投标者抵达中央标书收集处后，只需将标书放置于标书收集口，扫描该附函上的二维码，电脑系统便会即时登记递交标书的资料，备存在经加密的电脑系统；系统亦会向投标者列印确认回条，并额外发出电邮通知，确保标书已成功递交；而标书经收集口的输送带运送至收集箱前，系统亦会即时将标书的递交时间打印在附函上，以作记录。全新的投标流程减低公司职员错误投放到非所属标箱的风险。

团队亦将标书的管理工作全面电脑化。经输送带送到收集箱的标书，会同时为每份标书加装无线射频辨识晶片，随后由市建局人员整理并妥善存放在指定储存柜锁好。无线射频辨识装置可追踪文件的所在，将遗失标书的风险减到最低。中央标书收集设施投入服务约10个月，至上月底，已为约450个工程项目处理达13,000份标书。