職場英文｜回覆電郵或信件的10大必學英文句子

2023-12-28 15:00

在現代職場中，良好的英文能力對於回覆電子郵件或信件至關重要。一封恰當的回覆可以展現你的專業態度、良好的溝通能力以及對工作的重視。為了幫助你在職場中游刃有餘地回覆郵件，Spencer Sir將介紹10個必學的英文句子，並提供詳細解釋、具體實例以及真實研究發現和相關的數據。

句式1：感謝語

"Thank you for your email."
（感謝您的郵件。）

這句話表達了你對對方的感謝之情，展示了你的禮貌和尊重。此外，研究發現，使用感謝語可以提升溝通效果和建立良好的職場關係。一項由Emotion科學期刊發表的研究提到，表達感謝不僅可以增加對方對你的好感，還可以促進合作和互助的意願。

例句：Thank you for your email. I appreciate your prompt response and the information you provided.

句式2：回覆、回應

"I will look into this matter and get back to you."
（我會調查這個問題並回覆您。）

這句話表達了你對對方的關注和承諾，表示你會仔細考慮並回覆他們的郵件。對於職場溝通，確保對方知道你已經收到並且會回覆是非常重要的，這樣可以增加對方的滿意度和信任度。

例句：Thank you for bringing this matter to my attention. I will look into it and provide you with a detailed response within 24 hours.

句式3：索取信息

"Could you please provide more information about...?"
（您能提供更多關於...的信息嗎？）

當你需要進一步了解對方提到的某個事情時，這句話可以用來請求更多的詳細信息。根據一項由Journal of Applied Psychology發表的研究，從對方獲取更多信息有助於提高溝通的準確性和效率。

例句：Thank you for your email. Could you please provide more information about the project timeline and deliverables? This will help me better understand the requirements.

句式4：道歉語

"I apologize for the inconvenience."
（對給您帶來的不便我表示歉意。）

當你的回覆無法滿足對方的期望或者出現了錯誤時，這句道歉的話語可以表達你的歉意和對對方的理解。Spencer sir深信，及時道歉可以減輕對方的不滿情緒，保持良好的客戶關係。

例句：I apologize for the inconvenience caused. I understand your frustration, and I will do my best to resolve the issue as quickly as possible.

句式5：提供文件

"Attached please find the requested document."
（請參閱附件中的所需文件。）

當對方要求你提供文件或附件時，使用這句話可以告知對方你已經提供了他們需要的資料。根據一項由Email Analytics進行的研究，對於收到的郵件，附件的使用可以提高回覆率和郵件效果。

例句：Thank you for your request. Attached please find the sales report for the last quarter as requested. Let me know if you need any further assistance.

句式6：表達感激

"I appreciate your patience."
（感謝您的耐心。）

當你需要更多時間來回覆對方的郵件時，使用這句話可以表達對對方的理解和感謝。表達了對他人的感激和尊重，自然有機會可以促進合作和建立更好的關係。

例句：Thank you for your inquiry. I am currently reviewing the information you provided and will get back to you soon. I appreciate your patience.

句式7：相約會面

"I would like to schedule a meeting to discuss this further."
（我希望安排一個會議來進一步討論。）

當某個問題需要更多討論和解決時，使用這句話可以提出安排會議的建議。根據一項由Forbes發表的研究，面對複雜的問題，面對面的溝通和討論可以更快地達成共識和解決問題。

例句：Thank you for your input. I think it would be beneficial to schedule a meeting to discuss this matter further. Please let me know your availability.

句式8：傳抄通知

"I have cc\'d (carbon copied) my colleague on this email."
（我在這封郵件中抄送了我的同事。）

當你需要將郵件抄送給其他相關人員時，使用這句話可以通知對方。根據一項由Radicati Group進行的研究，平均而言，一封郵件會抄送給3個人，這可以提供更多的信息和保持相關人員的知情。

例句：Thank you for your email. I have cc\'d my colleague, John, who is responsible for the project. He will be able to provide additional support and insights.

句式9：安慰語

"I understand your concerns and will address them accordingly."
（我理解您的擔憂，並會相應地處理。）

當對方表達了某些擔憂或問題時，使用這句話可以表達你的理解和承諾解決問題。

例句：Thank you for bringing up your concerns. I understand your worries, and I assure you that I will address them accordingly. I will provide you with an update as soon as the issue is resolved.

句式10：保持聯繫

"Please feel free to reach out if you have any further questions."
（如果您有任何進一步的問題，請隨時聯繫我。）

當你結束郵件回覆時，使用這句話可以鼓勵對方在有需要時隨時聯繫你。根據一項由Customer Thermometer進行的研究，提供良好的客戶支援和開放的溝通管道可以提高客戶滿意度和忠誠度。

例句：Thank you for your email. If you have any further questions or need additional assistance, please feel free to reach out to me. I\'m here to help.

這些必學的英文句子可以幫助你在職場中回覆郵件時表達專業、禮貌和關注對方的態度。通過這些句子的運用，你可以增強與同事、客戶和合作夥伴之間的溝通效果，建立良好的職場關係，並提高工作效率和專業形象。Spencer Sir提醒大家，在使用這些句子時，請根據具體情境進行適當的修改和調整，以確保內容與對話內容相符合。

撰文：Spencer Sir
港大一級榮譽畢業，在學期間獲11份獎學金，曾任國際銀行MT，歷年來教授過5000名學生，早前獲香港青年協會邀請擔任2020-2021 DSE工作坊講者。
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