【审计报告】电子档案保管系统试验 11个项目8个延迟

去年10月《施政报告附篇》公布，政府决定在2025年年底前，在政府所有局及部门全面推行电子档案保管系统，以提升保存和管理政府档案的效率。审计署最近就政府推行电子档案保管系统的工作进行审查，发现截至今年2月6日，在75个局或部门当中，23%（即约17个）尚未提交其推行计划，而58个局或部门提交的推行计划中，其中1份报告指或未能在2025年年底前全面推行电子档案保管系统；及在局或部门的推行工作或未能在2021年年中至2025年年底期间平均分摊，另外有约80%的局或部门会在2022至2024年间开始推行电子档案保管系统，少数局或部门会在2021年年中或2025年开始推行电子档案保管系统。

报告指出，电子档案保管系统试验计划涵盖11个局或部门，包括5个早期试行的局或部门 (效率促进办公室、政府档案处、商务及经济发展局辖下的通讯及创意产业科、渠务署和差饷物业估价署），和6个在下一阶段试行的局或部门 (行政署、土木工程拓展署、知识产权署、建筑署、海事处和资科办)。

报告发现电子档案保管系统试验计划下的11个项目有8个出现延迟。在5个早期试行系统并已完成推行工作的局或部门当中，商务及经济发展局辖下的通讯及创意产业科的延迟时间最长，达18个月，主要原因是花了较长时间解决技术问题。就6个在下一阶段试行的局或部门，截至去年12月，除海事处的项目预期会在2021年6月完成外，所有项目的推行工作已经完成。

审计署挑选了海事处推行电子档案保管系统的个案进行审查，发现推行电子档案保管系统共用基础系统和海事处的系统配置出现延迟，2015年11月，资科办向承办商批出总额为3630万元的合约，有关共用基础系统预计在2016年5月备妥并配置给海事处。为了加快进度，资科办在2017年6月批准有关承办商的建议，把共用基础系统的功能分为核心功能和其馀功能处理。直至2019年8月，整个共用基础系统完成，所有核心功能和其馀功能已准备就绪，可供使用。海事处的系统配置分成4批进行，涉及不同的用户组别或小组。截至2020年2月，只推行了第一批系统配置。第一批系统配置在2019年8月才完成，较2018年1月的目标完成日期延迟了19个月。截至2019年12月，有关系统的所有配置预计于2021年6月完成。

审计署的审查发现，推行共用基础系统和其后在海事处进行系统配置出现延误，主要原因是有关承办商表现未如理想。海事处表示，在用户验收测试中发现大量误差，须花上长时间纠正，证明基础系统尚未成熟便配置给海事处进行测试。资科办表示已密切监察有关承办商开发系统和修正所发现问题的进度。在2016年9月至2017年6月期间，资科办向有关承办商发出7封警告信，针对该承办商表现欠佳，包括进度严重延误、管理松懈及人手资源不足。

报告指出，留意到资科办通过把整个系统的目标完成日期延至2021年6月时，并未对有关承办商索取算定损害赔偿。资科办曾就终止合约及接纳修订推行计划的后果徵询律政司的意见，但尽管有关承办商表现未如理想，资科办在批准延后完成日期前，并未就索取算定损害赔偿 (200万元)一事寻求具体法律意见。另外，资科办及海事处监察项目的工作有不足之处，其中资科办项目督导委员会仅召开了两次会议，而项目督导委员会未有召开会议。

审计署建议政府资讯科技总监汲取推行共用基础系统的经验，以更有效监察承办商在政府全面推行电子档案保管系统，包括定期召开项目督导委员会会议，就项目推行提供策略方向；及日后批准延后其馀各局／部门的电子档案保管系统项目的目标完成日期时，考虑到承办商的表现和政府因项目延误承受的损失，就应否索取算定损害赔偿，寻求律政司的意见。

另外，审计署建议海事处处长应加强监察电子档案保管系统项目的进度，并定期召开项目督导委员会和项目保证小组会议，监督有关承办商的表现。