怎样正确书写好公用书信？

大家较常书写给家人和朋友的私人信件，那么公用书信又是如何写的呢？假如忽略公用书信的格式和内容，稍一不慎便会错漏百出。现在就来学习如何正确书写公用书信吧！

公用书信的用词格式

错误版本：

你好： 

我近日光顾小卖部，发现只有售卖面包和樽装水，选择极少。有鉴于此，我建议小卖部能提供三文治、鸡腿、水果杯等食物，让同学有更丰富的选择。以上建议，希望小卖部能接纳，并在日后作出改善。 

陈小明上 
2024年6月5日

正确版本：

阳光小卖部经理先生／小姐： 
（应该写清楚收信人名称或称号，否则读者就不知道收信人是谁，亦有机会误读别人的信件。如果写信时不知道收信人的性别，可在称号后加上「先生 / 小姐」。）

您好！我是阳光小学的四年级学生，现向小卖部反映食物种类太少的问题。 
（一封清晰的公函开首应概括说明来信原由，例如此信经修正后，第一句交代了「写信人身份」、「来信目的」（投诉/反映意见）和「关于甚么内容」（书信的主题）三个重要讯息。）

我每天都会光顾小卖部买早餐，发现早上售卖的食物，只有面包和樽装水，选择极少，连续吃上一周之后，同学都开始感到乏味，选择不吃早餐上课。（正文方面，要清楚交代投诉的理由，指出为何小卖部有必要增加食物的种类，所以修改后的信件中，补充了因为食物种类太少，有同学因为感到乏味而不吃早餐上课。）因此，我建议小卖部增加早上时段的食物种类，例如提供三文治、鸡腿、水果杯等等，让同学有更丰富和营养的选择。希望小卖部能接纳上述建议，并在日后作出改善。

祝 
钧安 
（书信须因应情况写上祝颂语，以示对收信人的礼貌和尊重。根据寄信对象身份不同，祝颂语亦有不同，例如写给编辑就祝「编安」，寄给教师就祝「教安」。）

学生 
陈小明谨启 
（在下款，即书信的结尾，应写明写信人的职位或身份，陈小明应写出自己学生的身份。署名后的启告语应改 为「谨启」，「上」和「敬上」只有写给认识的长辈才会用到。）
2024年6月5日

书信的用途

书信分为公用书信和私人书信，公用书信是为了特定事务而写，例如请柬、贺辞、感谢信、投诉信、求职信、申请信、建议书等，它们格式规范各有不同。私人书信是指写给家人、亲友、师长的私人信件，由于写信人和收信人关系较为亲近，所以信中的用字格式可较宽松，内容较贴近闲话家常。

现代人还需要写信吗？

现代人通常使用电话、通讯软件和社交媒体沟通，较少有机会向家人和亲友写信。不过在某些重要场合，我们仍以写信来传递讯息，例如学校的推荐信，或对重要人物致谢的感谢信。此外，现代人亦倾向以电邮取代实体信件，今时今日，求职信、投诉信等也大多经由电邮寄出。

猜一猜：敬语用法

传统书信里，人们会用敬语称呼不同人。随着现代人减少写信，不少敬语亦逐渐式微。以下敬语，你知道它们的意思吗？ 

• 令堂——收信人的母亲 
• 令尊——收信人的父亲 
• 家严——写信人的父亲 
• 家慈——写信人的母亲 
• 阁下——收信人 
• 伉俪——收信人夫妇二人
  

文：星岛小学学生报《阳光校园》编辑部；图：网上图片

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