怎樣正確書寫好公用書信?

2024-06-05 14:00

大家較常書寫給家人和朋友的私人信件,那麼公用書信又是如何寫的呢?假如忽略公用書信的格式和內容,稍一不慎便會錯漏百出。現在就來學習如何正確書寫公用書信吧!

公用書信的用詞格式

錯誤版本:

你好: 

我近日光顧小賣部,發現只有售賣麵包和樽裝水,選擇極少。有鑑於此,我建議小賣部能提供三文治、雞腿、水果杯等食物,讓同學有更豐富的選擇。以上建議,希望小賣部能接納,並在日後作出改善。 

陳小明上 
2024年6月5日

正確版本:

陽光小賣部經理先生/小姐: 
(應該寫清楚收信人名稱或稱號,否則讀者就不知道收信人是誰,亦有機會誤讀別人的信件。如果寫信時不知道收信人的性別,可在稱號後加上「先生 / 小姐」。)

您好!我是陽光小學的四年級學生,現向小賣部反映食物種類太少的問題。 
(一封清晰的公函開首應概括說明來信原由,例如此信經修正後,第一句交代了「寫信人身份」、「來信目的」(投訴/反映意見)和「關於甚麼內容」(書信的主題)三個重要訊息。)

我每天都會光顧小賣部買早餐,發現早上售賣的食物,只有麵包和樽裝水,選擇極少,連續吃上一周之後,同學都開始感到乏味,選擇不吃早餐上課。(正文方面,要清楚交代投訴的理由,指出為何小賣部有必要增加食物的種類,所以修改後的信件中,補充了因為食物種類太少,有同學因為感到乏味而不吃早餐上課。)因此,我建議小賣部增加早上時段的食物種類,例如提供三文治、雞腿、水果杯等等,讓同學有更豐富和營養的選擇。希望小賣部能接納上述建議,並在日後作出改善。

祝 
鈞安 
(書信須因應情況寫上祝頌語,以示對收信人的禮貌和尊重。根據寄信對象身份不同,祝頌語亦有不同,例如寫給編輯就祝「編安」,寄給教師就祝「教安」。)

學生 
陳小明謹啟 
(在下款,即書信的結尾,應寫明寫信人的職位或身份,陳小明應寫出自己學生的身份。署名後的啟告語應改 為「謹啟」,「上」和「敬上」只有寫給認識的長輩才會用到。)
2024年6月5日

書信的用途

書信分為公用書信和私人書信,公用書信是為了特定事務而寫,例如請柬、賀辭、感謝信、投訴信、求職信、申請信、建議書等,它們格式規範各有不同。私人書信是指寫給家人、親友、師長的私人信件,由於寫信人和收信人關係較為親近,所以信中的用字格式可較寬鬆,內容較貼近閒話家常。

現代人還需要寫信嗎?

現代人通常使用電話、通訊軟件和社交媒體溝通,較少有機會向家人和親友寫信。不過在某些重要場合,我們仍以寫信來傳遞訊息,例如學校的推薦信,或對重要人物致謝的感謝信。此外,現代人亦傾向以電郵取代實體信件,今時今日,求職信、投訴信等也大多經由電郵寄出。

猜一猜:敬語用法

傳統書信裏,人們會用敬語稱呼不同人。隨着現代人減少寫信,不少敬語亦逐漸式微。以下敬語,你知道它們的意思嗎? 

  • 令堂——收信人的母親 
  • 令尊——收信人的父親 
  • 家嚴——寫信人的父親 
  • 家慈——寫信人的母親 
  • 閣下——收信人 
  • 伉儷——收信人夫婦二人

文:星島小學學生報《陽光校園》編輯部;圖:網上圖片

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